Писать на мейл, который указан на бумажке (ее выдают когда принимают документы, не лист А4, а полоска). Указываете ФИО, номер заграна, дату и место подачи и просите дать ответ о готовности. Пишите так, чтобы получателю мейла было удобно копи-пастом ваши данные из мейла вставить в систему: в столбик, кратко.